Ekip olmak ya da külliyen olmamak

 

Ekip Omak Ya da Külliyen Olmamak başlıklı yazımız TSE Standard Dergisi’nde yayınlanmıştır. Buradan da sizlerle paylaşıyoruz.

 

Hayatınızın ne kadarında tamamen yalnızdınız? Lütfen bu soruyu cevaplarken aileniz, yakın arkadaşınız, kardeşleriniz, sevgiliniz – eşiniz, iş arkadaşlarınız, komşularınız hepsini dikkate alın. Hiç kimseyle değil, tamamen kendi başınıza hareket ettiğiniz zaman, hayatınızın ne kadarını oluşturur?

Hayatınızdaki her tür ilişki için, artık devam etmeyenlerin kopuş noktaları neydi size göre?

Çoğunlukla, ilişkilerin zayıflaması ve kopması “birliğin” azalmasına bağlı olarak gelişiyor. Bu birlik, “amaç birliği”, “iş birliği” “gönül birliği”, bazen hepsi bir arada, ve ne kadar çoğaltabilirseniz o kadar.

Ortada “birlikte” belirlenen, “birlikte” konulan bir hedef olduğu müddetçe, kişi ve grupların “bir arada” olmaya devam ettikleri aşikar. Bunun aslında “karşılıklılık – mütekabiliyet” ilkesine dayandığını, yani bir arada olmanın koşullarının taraf olan tüm kişi ve gruplara aynı çıkar veya faydayı sağladığını söyleyebiliriz. Mütekabiliyet, amaçta, amacın ardından fikir ve yöntemde, fikir ve yöntemin ardından harekette aranacaktır.

Başlangıçta amacın paylaşılması yeterliymiş gibi görünür. Evet, doğru, mütekabiliyetin bulunması gereken en temel nokta, buna “çatı” da diyebiliriz, “amaç birliği”dir. Bu gönül ilişkilerinden tutun da iş ilişkilerine kadar böyledir. Ancak paylaşılan ve karşılıklı motive eden bir amaç, sonuca ulaşmayı garanti etmez, sadece birlikte yola çıkmanın karşılıklı teminatını oluşturur, diyebiliriz. Bu amaca ulaşmak için, benimsenecek hareket tarzı, genel davranış kuralları, yöntemlerde de anlaşmak ve bu konulardaki yaklaşımımızın karşılık bulması gerekir. Ve bu aşamanın da ardından amaca ulaştıracak temel taşlar, yani faaliyet ve hareketlerde herkesin üstüne düşeni yapması ile mütekabiliyet sağlanır. Projelerden konuşurken, arada elbette işin kendisine dair ve teknik kontrol noktaları da vardır, ancak ekip olmakla ilgili noktalar bu yazıda öncelikli olduğundan şimdilik atlıyoruz.

Görüldüğü üzere, birden fazla kişinin bulunduğu her tür ilişkide, Bruce Tuckman’ın ekip oluşumunun aşamalarının tamamının yaşandığını söylemek hiç de yanlış olmaz. Bu aşamaların neler olduğunu şöyle bir hatırlayalım:

• Oluşum – Forming
• Karmaşa – Storming
• Düzenleme – Norming
• Performans – Performing
• Çözülme – Adjourning

Bruce Tuckman, bir ekip ilk oluştuğu zaman, birbirini tanımanın ardından bir fırtına (karmaşa) aşamasına geçildiğini söyler, bu aşamada kişilerin işe yaklaşımları, önceliklendirmeleri ve kişilikleri çatışmaların temel sebepleri olabilir. İlerleyen zamanlarda birbirlerini tanıdıkça ve ortak amaç etrafında motive oldukça “düzenleme” aşamasına geçilir ve bu düzen ve düzenlemeyi, proje işinin verimli bir şekilde yürütüldüğü performans aşaması takip eder. İşin sonunda da “çözülme” aşaması ile ekip ayrılır.

Şimdi yukarıdaki ilk sorumu hatırlayarak, sizin ilişkilerinizin kopuş noktası, bu aşamalardan hangisine denk gelmişti? Amacına ulaşarak çözülen ilişkiler miydi, yoksa henüz amaç gerçekleştirmeye gelemeden oluşum veya karmaşa seviyesinde kaybedilen ilişki miydi?

Amacını gerçekleştirmeden, henüz “ekip” olma aşamasında kaybedilen ilişkilerimiz için üçüncü soruma geçmek istiyorum:

“Oluşum” ve “Karmaşa” aşamalarında sizler neler yapmıştınız, veya yapmamıştınız da ilişkinizi ve ekibinizi kurtararak düzenleme ve performans aşamasına taşımıştınız? Bu ilk aşamada tabiri caizse “çuvallayan” ilişkiler:

1. Amaç ve fikir – yöntem birliği ve mütekabiliyeti oluşturamayan ilişkiler
2. Ve biraz da hareket ve faaliyet konusunda anlaşamayan ilişkilerdir, diyebiliriz.

Gözlemlerime ve çoğunlukla dinlediklerime dayanarak, bunlardan birincisinin, yani temel hususlardaki anlaşmaların veya anlaşmazlıkların daha baskın olduğunu söyleyebilirim. Örneğin bir yılı deviren evliliklerin sağlamlaşma yolunda önemli yol katettikleri söylenir ya, işte aslında o bir yılda oluşan şey, çiftlerin amaç ve fikir – yöntem birliği yapmaları olduğu söylenebilir. Bu amaç – fikir yöntem birliğinde evlilik müessesesinin paydaşlarını da kapsamaktadır: Anne-baba-kayınvalide-kayınpeder-kardeş-damat-gelin-görümce!

Aynı şeyin proje ekipleri için de geçerli olduğunu söyleyebiliriz. Yani projelerin de ilk zamanlarda, Bruce Tucman’ın ekip olma aşamalarından “Oluşum – Forming”, “Karmaşa – Storming” “Düzenleme – Norming” aşamalarına denk gelen zamanlarda, paydaşların da ekibin bir parçası olarak değerlendirilmeleri ve projenin amaç birlikteliğini anlayarak desteklemeleri önemlidir. Bu yüzden de, Tablo 1’de de görüldüğü üzere projelerin başarılarını etkileyen en önemli faktörlerden biri, projenin paydaşlarının olabildiğince erken aşamalarda projeye dahil edilmeleridir.

Sosyal bilimlerin temelinde yer alan “insanın rasyonel kararlar ürettiği” varsayımına bugün hiçbirimiz çok itibar etmiyoruz. Sosyal, davranış ve organizasyon teorileri de farklı davranış modelleri, motivasyonları ve varsayımları üzerinde oluşuyor. Projenin istenilen sonuçlarına ulaşmasında ekibin bir bütün olarak senkron, etkili ve eşgüdümlü hareketi hat safhada önem ve önemin ötesinde “değer” taşıyor. Proje yöneticisi de, hem doğrudan proje ekibi, hem de diğer tüm paydaşları aynı sayfada tutmak için, “liderlik” yetkinliklerine ihtiyaç duyuyor.

Bir proje ekibinin azami seviyede sahip olması gereken farkındalık seviyesini “”bir” olmazsa “birlik”; “birlik” olmazsa “bir” olmaz” diye özetlemek isterim. Yani ekibim beni “ben” olarak kabul ediyorken, ben de ortak değer ve amaçlara göre hareket ediyor olmalıyım. Ekip olarak var olduğumuz müddetçe, projenin amacına hizmet edebiliriz, ya da tam tersi ekip olamayarak projeyi toptan yok edebiliriz.

Bu bilinç, birlikte ve güçlenerek varlığımızı sürdürmemize olanak sağlayacaktır. Daha kritik soru, bu ortamın nasıl sağlanacağıdır aslında. Bununla ilgili birkaç öneriyi aşağıda bulabilirsiniz:

• Ekip davranış ve etik kurallarının bulunması ve bu kuralları ekibin birlikte geliştirmesi önemlidir.
• Ekibi geliştirmek için ilk yapılması gereken herkesin birbirini tanımasını sağlayacak “doğal” bir ortam yaratmaktır. En doğal ortam da çalışma ortamının kendisidir! Yani ekibinizin bir arada çalışacağı bir ortam yaratın.
• Ekip geliştirme faaliyetleri de bu konuda işinize yarayacaktır. Ekibin ihtiyaçlarına göre pek çok oyun ve eğitim ekibin davranışlarını geliştirmede faydalanabilir. Benim önerim çok büyük çaplı faaliyetlerden önce, günlük bilgi paylaşım ortamları yaratmak olur, yeter ki, iletişimde şeffaf, net ve açık olalım. Projenizin işini ortaya koymaya yönelik çalıştayları da birer ekip geliştirme faaliyeti olarak görebilirsiniz.
• Ekibin tamamının kullanmayı kolay ve etkili bulduğu iletişim mecralarından etkin olarak faydalanmak da işinizi kolaylaştıracaktır, örneğin X kuşağı için olabildiğince gerçek zamanlı ve ses veya görüntülü ortamlar tercih edilirken, Y ve Z kuşağı kısa- anlık – yazılı iletişimi tercih edebilir. Bu durumda ayrıca dikkat etmeniz gereken ifade şekillerinin ekibin tüm üyeleri tarafından aynı anlamlarla anlaşıldığı olmalıdır, aksi takdirde kendinizi bir karmaşanın içinde de bulabilirsiniz!
• Motivasyon teorilerini inceleyerek, ekibinizdeki motivasyon unsurlarını belirlemeniz de ekibinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır.
• Bireysel ve ekip değerlendirmeleri, net kriterlerle, açık ve şeffaf bir şekilde yapıldıklarında ve iyileştirmeye odaklarında ekip gelişimi için harikulade araçlar olacaklardır.

Burada sadece birkaç maddeyi sıraladım, ekip gelişimi için kullanılabilecek çok sayıda yöntem var aslında. Önerim, bu maddelerden size en yakın hissettiğinizi detaylı araştırarak, bu konuda sürekli ve düzenli faaliyetler gerçekleştirmeniz olacaktır. Mutlu ekip çalışmaları dilerim.