PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ, MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI VE PMI® STANDARTLARI İLE PROJE YÖNETİMİ – ÇELİŞKİ Mİ? BÜTÜNLEYİCİ Mİ?

Proje Döngüsü Yönetimi, Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve PMI® Standartları İle Proje Yönetimi – Çelişki mi? Bütünleyici mi? başlıklı yazımız TSE Standard Dergisi’nde yayınlanmıştır. Buradan da sizlerle paylaşıyoruz.

Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM), 1969 yılında Practical Concepts Inc. firması tarafından ABD Uluslararası Kalkınma Ajansı (USAID) için proje tasarlama ve değerleme aracı olarak geliştirilmiştir. MÇM’nin ana hedefi, projenin genel vizyon ve anlayışını oluşturmaktır. Mantıksal Çerçeve Matrisi, TABLO1’de görüldüğü üzere, 4 sıra ve 4 sütundan oluşur.

4 sütun soldan sağa:

  1. Müdahale mantığı,
  2. Objektif olarak doğrulanabilir başarı göstergeleri,
  3. Doğrulama kaynakları ve
  4. Varsayımlar;

4 sıra ise yukarıdan aşağıya

  1. Genel Hedef,
  2. Proje Amacı,
  3. Beklenen sonuçlar (Çıktılar) ve
  4. Faaliyetler (Girdiler)dir.

Mantıksal çerçeve, projenin neden yapıldığını, sonunda neye ulaşmak istediğini, çıktılarının ve sonuçlarının neler olacağını ve projenin yürütülebilmesi için karşılanması gereken varsayımları özetler. Mantıksal Çerçeve Matrisi proje tasarımı ve değerlendirmesinde çok etkin bir araç olduğunu pek çok kez kanıtlamıştır.

1969’da ilk geliştirilmesinin ardından, birkaç kez revizyona uğramış olmakla birlikte, Avrupa Birliği (AB) tarafından ve ülkemizde çoğunlukla ilk versiyonuna yakın haliyle kullanılmaya devam edilmiştir.

Ancak, doğrudan matrise eklenmemiş olmakla birlikte, mevcut durum analizi, problem ve çözüm analizi, paydaş analizi gibi analizler MÇM ile birlikte yapılarak, projeyle ilgili gerekçe ve seçilen çözümün iyileştirilmesi yönünde MÇM kuvvetlendirilmiştir.

Türkiye’de özellikle uluslararası fonlar ve AB fonları kullanımı sırasında yoğunlukla kullanılmış ve böylelikle yaygınlaşmıştır.

Avrupa Birliği, her türlü fonlamasını proje bazlı olarak yapmaktadır. Fonlamalar, AB tarafından öncelikli bulunan alanlarda oluşturulan “çerçeve programları” kapsamında yapılmaktadır.

Her bir çerçeve programı, öngörülen dönemde yaratılması planlanan sonuçlara göre tasarlanmakta ve çerçeve programının bütün olarak ulaşması beklenen sonuçlar kurgulanmaktadır. Çerçeve programı bu sonuçları üretmek üzere “programlar”a ayrıştırılmaktadır. Bu programlar, çerçeve programının hedef kitlelere, benzer etkinliklere vb. bölünmesi ile elde edilmektedir.

Örneğin, 7. Çerçeve Programı,
• İşbirliği Özel Programı
• Fikirler Özel Programı
• Kişiyi Destekleme Programı
• Kapasite Özel Programı
• Ortak Araştırma Merkezleri programlarının çatısı olarak kurulmuştur.
Her bir programın hedefleri ve öncelik alanları mevcuttur. İlgili programa teklif verilmek istendiğinde, projenizin o programa nasıl katkı sağlayacağını ve programın öncelik alanları ve hedefleri ile ilişkisini belirtmeniz gerekir. Sonrasında projenizin “özel” amacı ile doğrudan ulaşacağı çıktı ve sonuçları kurgulamanız gerekir. Bir sonraki adım da bu çıktı ve sonuçları elde etmek üzere hangi ana faaliyetler ve alt faaliyetleri yürüteceğiniz olacaktır.

Mantıksal Çerçeve Matrisinin özelliği, yerine getireceğiniz bu faaliyetlerin göstergelerini ortaya koyarak, faaliyeti gerek planlarken, gerek izlerken ölçülebilir hale getirmesidir. Göstergeler, bize istenilen sonuca ulaşılıp ulaşılmadığını nerelere bakarak anlayacağımızı söylerken, göstergelerin durumunu da doğrulama kaynaklarına bakarak anlarız.

Mantıksal çerçeve, belli çıktı ve sonuçları, detaya doğru kurgulayıp planlamanızı sağlarken, faaliyet ve göstergelerini aşağıdan yukarıya doğru izleyerek, proje kurgumuzun sağlamasını yapmış oluruz.

PMI® Standartları ile proje yönetiminde Mantıksal Çerçeve Matrisi nereye oturur, sorusunun cevabı ise, entegrasyon, kapsam yönetimi ve maliyet yönetimi olur, diyebiliriz.

Faaliyetleri bir kenara bırakırsak, içerik olarak çalışma bildirimi (Statement of Work – SOW) ve Proje Başlatma Belgesi (Project Charter) ile neredeyse birebir örtüşmektedir. Çünkü entegrasyon yönetimi çerçevesinde ve proje içerisinde oluşturulan ilk doküman olan projenin yapılma gerekçesini de etraflıca ortaya koyar. Ancak, proje başlatma belgesi içerisinde yer alan, projenin uygulanmasına ilişkin proje yöneticisine verilen yetkiler gibi uygulamayı yönlendiren kararlar mantıksal çerçeve matrisinde yer almaz.

Proje amacı ve beklenen sonuçlar, gereksinim yönetiminin çatısını oluşturur. Beklenen sonuçların PMI® terminolojisindeki karşılığı, “teslim kalemleri” veya “ana iş kalemleri” olacaktır.” Faaliyet bazındaki göstergeler ve göstergelerin doğrulama kaynaklarının da, gereksinimlerin gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerle karşılanıp karşılanmadığını veya ne düzeyde karşılandığını takip ettiğimiz “Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi”ne benzediğini söyleyebiliriz. Mantıksal çerçeve matrisinde, bazı projelerde ihtiyaç duyduğumuz detaydaki gereksinim izlenebilirlik matrisini karşılayan detayda olmayacaktır elbette, ancak, proje genel çatışını için ihtiyaç duyduğumuz seviyeyi karşılayacaktır.

PMI® yaklaşımında Zaman Yönetimi bilgi alanının bir parçası olarak planlayarak takip ettiğimiz faaliyetleri de, matrisin son sırasında görüyoruz. Faaliyetleri matrisin bir parçası haline getirmekle, en uca kadar proje kurgu bütünlüğünün sağlanması amaçlanmaktadır. Bunun bir diğer sebebi de, AB’nin ilgili kuruluşu veya Türkiye’de fonun kullandırılması ile ilgili değerlendirme ve karar verme noktasındaki kuruluşlar, söz konusu faaliyetlerin uygunluğunu da değerlendirecek ve her bir faaliyet için ihtiyaç duyulduğu öngörülen kaynakların uygunluğu ve buna bağlı olarak ortaya çıkacak olan maliyetleri de hem fonlama aşamasında kontrol edecek, hem de izleme ve değerlendirmeyi buradaki plana göre gerçekleştirecektir.

Aslında, mantıksal çerçeve matrisi, uygulamayı düzenleyici kararlara ilişkin hemen hemen hiçbir noktaya değinmez, bu sebeple de PMI® yaklaşımı mı, mantıksal çerçeve matrisi mi sorusunun cevabı : “ikisi birlikte!” olmalıdır.

PMI®, proje fikrini, gerekçelendirmesini ve projenin ön kurgusunu proje sınırında gördüğünden ve proje başlatmadan evvel yapılması gerektiğini öngördüğünden, MÇM’nin bu konuda sağladığı bilgi, projenin uygulamasına yönelik önemli bir girdi oluşturmaktadır.

Ancak, MÇM, projenin nasıl bir organizasyon ile ne tür karar ve prosedürler dizgesinde yönetileceği ve “yönetişileceği”ne dair hiç bilgi sağlaması sebebiyle, PMI® tarafından öngörülen proje yönetimi alt planları, 10 bilgi alanındaki 47 süreci, süreçlerin birbiriyle ilişkisine önemli ölçüde ihtiyaç duyulur.

Proje uygulaması gerçekleştirildikçe, PMI® yaklaşımı ile izleme kontrol yapılırken de, MÇM’de geliştirilen objektif olarak doğrulanabilir başarı göstergeleri ve doğrulama kaynakları önemli birer girdi ve kontrol listesi vazifesi görecektir.

Bu kısa incelemede genel hatlarıyla ele aldığımız MÇM ve PMI® Proje Yönetim Yaklaşımının çelişmekten ziyade birbirlerini tamamladıklarını rahatlıkla söyleyebiliriz. Bu yüzden, AB proje ekiplerinde PMP® (Project Management Profession)sertifikasyonu sahibi proje yöneticilerinin bulunması zorunluluğu her geçen gün daha sıkça karşımıza çıkmaktadır. Ve yine aynı sebeple PMI® üyelerinin proje yönetimi çalışma gruplarında Mantıksal Çerçeve Matrisine dair daha fazla çalışma ortaya konmaktadır. Amacımız, proje yöneticileri olarak, iş değerini artıracak şekilde etkin ve verimli proje yönetimini sağlamak; bunu yaparken hibrit yaklaşımlar ve modeller hem bilgi, hem de uygulamamızı geliştirecektir.

Kaynaklar:
1. Couillard, J., Garon, S., & Riznic, J. R. (2009). The Logical Framework Approach—Millennium. Project Management Journal, 40(4), 31–44. doi: http://dx.doi.org/10.1002/pmj.20117
2. Project Management Institute , A Guide To The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK ® Guide) –Fifth Edition, Project Management Institute Inc., 2013, Figure 4-2, Page 66.