Proje,Proje Yönetimi ve Standartlar

Bu makale, TSE yayını olan “Standard” Dergisinin Kasım 2016 sayısında yayınlanmıştır.

Proje yönetiminin ne olduğuna bakmak için önce “proje” kavramını ele almalıyız. Artık her şeye proje diyoruz zaten! Kafamızdaki fikir de proje, elimizdeki iş de proje, arkadaşlarla ayarladığımız hafta sonu gezisi de proje! Gerçekten öyle mi peki? Evet! Vikipedi, projeyi şöyle tanımlıyor: “… bir probleme çözüm bulma ya da beliren bir fırsatı değerlendirmeye yönelik, bir ekibin, başlangıcı ve bitişi belirli bir süre ve sınırlı bir finansman dahilinde, birtakım kaynaklar kullanarak, müşteri memnuniyetini ve kaliteyi göz önünde bulundururken olası riskleri yönetmek şartıyla, tanımlanmış bir kapsama uygun amaç ve hedefler doğrultusunda özgün bir planı başlatma, yürütme, kontrol etme ve sonuca bağlama sürecidir.” Daha bu noktada “süreç” kelimesi dikkatimizi çekti bile.

Proje kelimesi Latince “projectum”dan gelir. Türkçemize birçok kelime gibi Fransızca “projet”den gelmiştir. Latince “projectum” kelimesi, “projicere”den türemiştir ki bu da “bir şeyi ileriye atmak” demektir. Buradaki pro- hecesi, eylemden önce yapılan şeye ve aynı zamanda kelimenin devamındaki şeyden önce yapılana işaret etmektedir. Kelimenin devamı olan “jacere” ise “fırlatmak” demektir. Yani, bir şeyi nasıl yapacağımızı önce kafamızda belirliyoruz ve tasarlıyoruz, sonra o tasarıya göre işi yaparak, ürün veya hizmeti elde ediyoruz. Kelime kullanılmaya başlandığında anlamı yalnızca bir işe başlanmadan önce yapılan plan demekti ve planın uygulamaya alındığı safhayı içine almıyordu. Kelimenin kullanımı, proje yönetimiyle ilgili metotların bir bölümünün ortaya çıktığı 1950’lerde değişiverdi. Bu dönemden itibaren hem ortaya konulacak planlama çabasını hem uygulamayı hem de ortaya konacak ürün veya hizmeti birlikte temsil etmeye başladı.

Projelere birkaç örnek verelim: Son yıllarda Türkiye’de büyük bir hızla devam eden yatırımlardan Osman Gazi Köprüsü, Avrasya Tüneli, Tuz Gölü’nün altında yapılan doğalgaz depolama ve dağıtım merkezi gibi altyapı ve enerji projelerinden tutun da, kamu ve sivil sektörde Avrupa Birliği müktesebatına uyum sağlamak için politika, prosedür ve süreç geliştirmeye yönelik projelere, yok olan meslekleri canlandırmak için 10 yıl içinde 50 meslekte 1000 kişi yetiştirmeyi hedefleyen “Bir Usta Bin Usta” projesine herşeyi sayabiliriz. Proje yönetimi ise, bilgimizi, deneyimimizi, becerilerimizi ve farklı araç ve teknikleri kullanarak, projenin amacına ulaşmasını sağlamak üzere gösterilen bütünsel çabadır.

Bir ürün veya hizmeti ortaya koymak için birbirinden farklı pek çok türden işin bir arada ve entegre olarak yürütülmesi gerekir. Proje yönetimi yaklaşımının ilk ortaya çıktığı 1950’lerden bu yana mevcut organizasyonların çoğunda, fonksiyonlara göre yapılan iş bölümleri içerisinde, belli bir ürün veya hizmeti ortaya koymak için gereken çabalar, bütünsel olarak gösterilemediği için, amacın gerçekleşmesi mümkün olmamaktadır. Bunun yerine, projeyi, elde edilecek ürün veya hizmeti odağına alan, işi planlayıp, uygulayıp, diğer taraftan kontrolünü sağlayan bir yönetim yaklaşımı, ürün veya hizmetin doğru bir şekilde ortaya çıkmasını sağlamaktadır. Projelere ve proje yönetimine sektörler ve yapılan işlere göre farklı şekillerde yaklaşmamız gerekebilir. Pek çok sektörde, açılan ihalelerden alınan her bir iş, yüklenici kuruluş tarafından proje olarak ele alınıp, proje yönetimi ile ortaya konmaktadır. Böylelikle, taahhüt edilen ürün veya hizmeti odakta tutan bir yönetim şekli uygulanmaktadır. Proje yönetimi, Ar-Ge ve Ür-Ge konularında faaliyet gösteren kuruluşların, kendi bünyelerinde geliştirmek istedikleri konulara odaklanmalarını sağladığından, bu kuruluşlarca tercih edilir. Aslında, “gelişim” ve “değişim”i hedefleyen her tür işin proje olarak yönetilmesi, bu gelişimin nasıl ortaya konacağını, yapılacak işleri, nasıl izlenip değerlendirileceğiyle ilgili net yaklaşımlar sağlayacağından, tercih edilecektir. Günümüzde katma değer yaratan işlerin büyük bölümü; yenilikçi, araştırma – geliştirmeye dayanan işlerdir. Bu tür işlerde, nihai ürün veya hizmetin en baştan çok iyi tanımlanamaması, projeyle ilgili algının zaman içinde netleşmesi ve sürekli yapılan işler olmaması sebebiyle, tüm çabaların ürüne veya hizmete yönelik, anlamlı, tutarlı ve bütünleyici olmasını sağlamak daha da mühim bir hal almakta ve proje yönetimi yaklaşım ve metodolojilerinin uygulanmasının sağladığı avantaj daha kritik hale gelmektedir.

Ticari ve kâr amaçlı kuruluşların dışında, kalkınma ve gelişim için ayrılan fonlar da projeler karşılığında kullandırılabilir. Ülkemizde kalkınma ve gelişimi destekleyen faaliyetlerin büyük kısmı Kalkınma Bakanlığı, yerel yönetimler ve Kalkınma Bakanlığı gibi kuruluşlarla birlikte çalışan Kalkınma Ajansları; TÜBİTAK, Avrupa Birliği Bakanlığı, kimi zaman doğrudan Avrupa Birliği Delegasyonu ya da Merkezi Finans Birimi tarafından yürütülmektedir. Bazı bakanlıklar da faaliyet alanlarındaki sektörleri desteklemek için fonlar ayırmaktadırlar. Türkiye’de de sivil toplum geliştikçe, büyük dernek ve vakıflar da proje hibeleri vermektedirler. Böyle durumlarda, ilgili kuruluşun belirlediği ana amaçlara ulaşmak üzere fikir ve uygulama yöntemlerine göre projeler fonla ödüllendirilmektedir. Alınan fonun tam gerektiği gibi ve istenilen amaca hizmet eder şekilde kullanılacağını önden sunacağımız proje planlarıyla ve uygulama sırasında gerçekleştireceğimiz izlemeler ile güvence altına alırız. Böylelikle fon sahibi, fonlarının baştan koyduğu amaca yönelik olarak kullanıldığından ve çabaların sonucunda bu amaca hizmet eden ürün ve hizmetlerin elde edileceğinin güvencesine kavuşmuş olur.

Bu yazı dizisi boyunca proje yönetiminin farklı noktalarından bahsedeceğim. Ama konuyu ağırlıklı olarak PMI®’ın proje yönetimi rehberliği ve standartları ile ele alacağım. Farklı sayılarda farklı metodoloji, rehberlik ve standartlara da değineceğim. PMI® ile konuya giriş yapalım. PMI (Project Management Institute) 1969’da, proje yönetimi mesleğini geliştirmek üzere kurulmuş, kâr amacı gütmeyen bir kuruluştur. Bugün hala aynı amaç için faaliyet göstermektedir. Dünyada 450.000’e yakın üyesi bulunmaktadır ve 200’den fazla ülkede gönüllü olarak faaliyet gösteren “chapter”ı vardır. PMI, proje, program ve portfolyo yönetimine dair bilgileri üretmekte, bunları paylaşmakta ve bunlarla ilgili sertifikasyonlar vermektedir. En önemli sertifikası, PMP® (Project Management Profession – Proje Yönetim Profesyoneli) sertifikasına Dünyada 730.000 proje yöneticisi sahiptir. Proje yönetimi, her biri bir diğerini besleyecek, girdi teşkil edecek çıktılar üreten süreçlerden oluşur. Bu süreçler, 5 süreç grubu ve 10 bilgi alanına aittirler. Süreç grupları, projenin daha çok “faz”ı gibi düşünülebilir. Başlatma, planlama, uygulama, izleme ve kontrol, kapatma projenin süreç gruplarıdır. Bilgi alanları ise, o sürecin hangi iş grubuna ait olduğunu gösterir. Projenin bilgi alanları; kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik, paydaş yönetimi bu bilgi alanlarından dokuzudur. Her birinin adı, o bilgi alanında yapılan işlerle ilgili bir fikir veriyor, gördüğünüz gibi. Onuncusu ise entegrasyon yönetimidir ki hem proje yönetimi çabalarının hem de projenin nihai ürün, hizmet veya sonucunun entegre bir şekilde ortaya çıkması için yürütülen tüm çabalar bu bilgi alanına aittir. Aslında entegrasyon yönetimi bilgi alanı diğer tüm bilgi alanlarının entegre yönetimini yapar. PMI®’ın sertifikalarının temelinde, sürekli tüm dünyadan geri bildirim alarak geliştirdiği mesleki bilgi birikimi vardır. Proje yönetiminin bilgi birikim kılavuzu PMBOK®’tır. (Project Management Body of Knowledge) Bu kılavuz, ANSI (American National Standarts Institute – Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü) tarafından “standart” olarak kabul edilmiştir. PMBOK® ve PMI®’ın proje yönetimi ile ilgili yaklaşımını şu şekilde özetleyebiliriz: Her proje PMBOK®’da yer alan süreçlerle yönetilir. Ancak her sürecin kendi içinde ne derinlikte uygulanacağı, projenin ömür döngüsüne göre tekrarlanma durumu ve süreçlerin birbiriyle ilişkisi gibi konular her projeye ve içinde yer alınan kuruma göre belirlenir.